Håll basuppgifterna uppdaterade i öppenhetsregistret
I registreringsanmälan ges bland annat organisationens kontaktuppgifter till öppenhetsregistret. Det är viktigt att kontaktuppgifterna är aktuella, för att kommunikationen mellan registermyndigheten och den anmälningsskyldiga kan ske utan avbrott.
Med hjälp av aktuella kontaktuppgifter kan registerföraren vid behov få kontakt med den anmälningsskyldiga. Kontaktuppgifterna används i kommunikation som gäller förandet av registret, samt för att exempelvis skicka uppmaningsbrev och begäran om utredning. Till de e-postadresser som uppgetts skickas även kvitteringar om publicerade eller ändrade anmälningar, samt påminnelser om att anmälningsperioden öppnas och avslutas.
Basuppgifterna bör kontrolleras varje anmälningsperiod
En stor del av basuppgifterna syns offentligt i öppenhetsregistret. Det är viktigt att de är aktuella, så att allmänheten kan koppla de anmälda uppgifterna till rätt organisation. Att meddela om ändringar i basuppgifterna är dessutom en skyldighet som angetts i lagen om öppenhetsregistret.
En del av registreringsanmälans uppgifter, såsom firmanamnet, hämtas direkt från Företags- och organisationsdatasystemet (FODS). Ändringar som sker i FODS uppdateras dock inte automatiskt i öppenhetsregistret, utan organisationen måste aktivera hämtningen av uppgifterna i FODS genom att öppna sin registreringsanmälan för redigering. Vid byte av firmanamn ska det nya namnet uppdateras separat, även om det nya namnet redan syns i samband med Suomi.fi-identifieringen.
En god praxis för att hålla de egna basuppgifterna uppdaterade är att kontrollera dem åtminstone under varje anmälningsperiod. Det lönar sig att kontrollera basuppgifterna innan man gör verksamhetsanmälan, så att de korrekt uppdaterade organisationsuppgifterna även syns i verksamhetsanmälan.
Så här uppdaterar du basuppgifterna
Logga in i öppenhetsregistrets e-tjänst.
Välj "Basuppgifter" i menyn till vänster.
Granska organisationens uppgifter. Kontrollera att kontaktuppgifterna är aktuella och att er organisation kan nås via dem. Säkerställ att postadressen är fullständig. Kontaktuppgifterna är inte offentliga, utan avsedda för registerförarens bruk.
Klicka på "Redigera uppgifter" om du upptäcker något som behöver uppdateras. När registreringsanmälan öppnas för redigering hämtar formuläret automatiskt de senaste uppgifterna från FODS. Gör övriga nödvändiga ändringar.
Klicka på "Spara ändringar".
Fullmakt krävs för att använda registret
För att kunna använda registret måste den person som loggar in i registret ha fullmakt att företräda organisationen i fråga. Hantering av fullmakter sker i Suomi.fi-tjänsten. Mer detaljerad anvisning om hur man ger fullmakter finns här.
Det är bra att ge fullmakt eller en rätt att bevilja fullmakter till ett tillräckligt antal personer, så att anmälningsskyldigheten kan uppfyllas även om en enskild person är frånvarande. Fullmakter bör även kontrolleras och uppdateras i samband med förändringar på person- eller organisationsnivå.
Särskilt i situationer då det skett förändringar så är det viktigt att information och ansvar för användningen av registret överförs vidare, så att organisationens lagstadgade skyldigheter fullgörs. Av denna orsak är det även viktigt att kontaktuppgifterna hålls aktuella.