Kysymyksiä ja vastauksia
Avoimuusrekisterin käyttäjiä saattaa mietityttää moni asia. Siksi olemme koonneet oheen yleisimmät rekisteriin liittyvät kysymykset vastauksineen.
Avoimuusrekisterin esittely
1. Mikä avoimuusrekisteri on?
Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan eduskuntaan ja ministeriöihin kohdistuvasta vaikuttamistoiminnasta eli lobbaamisesta sekä sen neuvonnasta.
Vaikuttamistoiminta on yhteydenpitoa, jolla pyritään vaikuttamaan asiaan tai päätöksentekoon edistämällä tiettyä etua tai tavoitetta. Vaikuttamistoiminnan neuvonta on elinkeinona harjoitettua toimintaa, jossa vaikuttamistoimintaa harjoitetaan asiakkaan puolesta tai tälle annetaan tukea vaikuttamistoiminnassa.
Lue lisää avoimuusrekisteristä ja sen toimintaperiaatteesta.
2. Onko avoimuusrekisteri tapaamispäiväkirja?
Ei, rekisteriin ei raportoida erikseen jokaista yhteydenottoa eikä sen päivämäärää.
Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan eduskuntaan tai ministeriöön kohdistuvasta vaikuttamistoiminnasta tai sen neuvonnasta aiheen perusteella. Tämä tarkoittaa, että rekisteriin on ilmoitettava:
vaikuttamistoiminnan aiheet
henkilöt, joihin on oltu yhteydessä aiheiden vuoksi
pääasiallinen yhteydenpidon tapa
lobbaukseen käytetyt resurssit (taloudelliset tiedot).
Sama aihe ilmoitetaan vain kerran, vaikka siitä olisikin ollut useampi yhteydenotto. Samoin lobbauksen kohde ilmoitetaan aiheella vain kerran, vaikka samasta aiheesta olisikin ollut yhteydenpitoa monta kertaa samaan henkilöön.
Jos esim. kansanedustaja mainitaan aiheen kohdalla, se kertoo, että organisaatio on ollut yhteydessä kyseiseen kansanedustajaan kyseisestä aiheesta vähintään yhden kerran kyseisen raportointijakson aikana. Yhteydenottoja on kuitenkin voinut olla myös enemmän, mutta rekisteriin ei tarvitse ilmoittaa niitä kaikkia.
3. Milloin avoimuusrekisterissä ilmoitetaan vaikuttamistoiminnasta? Voiko toimintailmoituksia tehdä avoimuusrekisteriin juoksevasti?
Ei, toimintailmoituksia ei voi tehdä sitä mukaa, kun yhteydenottoja tapahtuu. Avoimuusrekisteri ei toimi kuten tapaamispäiväkirja.
Lain mukaan avoimuusrekisteriin ilmoitetaan vaikuttamistoiminnasta ja sen neuvonnasta kahdesti vuodessa. Tammi–kesäkuussa tapahtuneesta vaikuttamistoiminnasta raportoidaan rekisteriin heinä–elokuussa. Heinä–joulukuussa tapahtuneesta vaikuttamistoiminnasta raportoidaan rekisteriin tammi–helmikuussa.
Lue lisää avoimuusrekisterin aikatauluista.
Keiden on rekisteröidyttävä avoimuusrekisteriin?
4. Koskeeko avoimuusrekisterilaki myös ulkomaalaisia organisaatioita?
Avoimuusrekisterilaki koskee myös ulkomaalaisia oikeushenkilöitä, jos kyse on Suomen eduskuntaan tai ministeriöihin kohdistuvasta pitkäjänteisestä ja suunnitelmallisesta vaikuttamistoiminnasta tai sen neuvonnasta.
5. Organisaatiomme kuuluu edunvalvontajärjestöön. Olemmeko automaattisesti ilmoitusvelvollisia vai vain silloin jos, harjoitamme vaikuttamistoimintaa?
Organisaation on raportoitava avoimuusrekisteriin, jos se harjoittaa vaikuttamistoimintaa eli pitää yhteyttä ministeriöön tai eduskuntaan ja pyrkii siten vaikuttamaan jonkin asian valmisteluun tai päätöksentekoon.
Jäsenyys edunvalvontaorganisaatiossa ei johda ilmoitusvelvollisuuteen, jos organisaatio itse ei pidä yhteyttä päätöksentekijöihin lobatakseen eli ei itse harjoita vaikuttamistoimintaa.
6. Keiden ei tarvitse rekisteröityä avoimuusrekisteriin?
Avoimuusrekisteriin ei rekisteröidä esimerkiksi yksityishenkilöiden tai järjestäytymättömän kansalaisyhteiskunnan toimintaa. Lue koko lista toimijoista, joiden ei tarvitse rekisteröityä.
Rekisterin ottaminen käyttöön
7. Miten voin pyytää tai vastaanottaa valtuuksia asioida avoimuusrekisterissä organisaationi puolesta? Entä ketkä kaikki voivat tehdä ilmoituksia avoimuusrekisteriin organisaation puolesta?
Avoimuusrekisteriä voivat käyttää kaikki, joilla on automaattinen rooliinsa perustuva oikeus organisaation puolesta asiointiin tai jotka organisaatio on erikseen siihen valtuuttanut.
Valtuuksia ei voi antaa avoimuusrekisterin verkkopalvelussa, vaan valtuudet myönnetään Suomi.fi-palvelussa tai ne pyydetään hakemuksella DVV:n viranomaiselta. Organisaatio voi valtuuttaa niin monta henkilöä avoimuusrekisterin käyttäjäksi kuin itse haluaa.
8. Ilmoitetaanko rekisteröinti-ilmoitukseen myös organisaation jäsenyydet ulkomaisissa vaikuttamistoimintaa harjoittavissa yhdistyksissä?
Kyllä, rekisteriin ilmoitetaan organisaation jäsenyydet kaikissa vaikuttamistoimintaa harjoittavissa yhdistyksissä. Tällaisia yhdistyksiä ovat pääasiallisesti erilaiset keskitettyä edunvalvontatyötä tekevät yhdistykset, jotka toimivat usein niin sanottuina kattojärjestöinä. Tieto tällaisten järjestöjen jäsenyyksistä auttaa hahmottamaan harjoitetun vaikuttamistoiminnan laajuutta ja siihen liittyviä toimijoita.
Pienimuotoisuus
9. Mitä pienimuotoinen vaikuttamistoiminta tarkoittaa?
Vaikuttamistoiminta katsotaan pienimuotoiseksi, jos erillisiä yhteydenottokertoja vaikuttamistoiminnan kohteisiin on kalenterivuoden aikana enintään viisi.
Yhdeksi yhteydenottokerraksi lasketaan esimerkiksi yksittäinen puhelinkeskustelu, tapaaminen tai sähköpostiviesti. Yksittäisellä yhteydenotolla voi olla samanaikaisesti useita vastaanottajia eri organisaatioista. Silloin se lasketaan yhdeksi yhteydenotoksi.
Viiden erillisen yhteydenottokerran raja antaa pienille vaikuttamistoimintaa harjoittaville toimijoille mahdollisuuden satunnaisiin yhteydenottokertoihin ilman, että organisaation tulee rekisteröityä avoimuusrekisteriin.
10. Organisaatiomme harjoittaa pienimuotoista vaikuttamistoimintaa. Pitääkö sen rekisteröityä?
Ei, pienimuotoinen vaikuttamistoiminta ei kuulu avoimuusrekisteriin.
Pienimuotoisen toimijan on seurattava vaikuttamistoimintaansa ja hakeuduttava rekisteriin, kun toiminta ei ole enää pienimuotoista. Vaikuttamistoiminta ei ole enää pienimuotoista, kun erillisiä yhteydenottokertoja vaikuttamistoiminnan kohteisiin on kalenterivuoden aikana yli viisi.
11. Voiko vaikuttamistoiminnan neuvonta olla pienimuotoista?
Ei voi. Kaikesta vaikuttamistoiminnan neuvonnasta on ilmoitettava avoimuusrekisteriin riippumatta yhteydenottokertojen määrästä.
12. Pitääkö tehdä toimintailmoitus, jos on rekisteröitynyt avoimuusrekisteriin, mutta vaikuttamistoiminta onkin jäänyt pienimuotoiseksi tai jos sitä ei ole ollut lainkaan?
Kyllä, kaikkien rekisteröityneiden organisaatioiden on puolen vuoden välein ilmoitettava toimintailmoituksella vähintään vaikuttamistoimintansa laajuus. Laajuus määräytyy sen mukaan, kuinka monta yhteydenottoa vaikuttamistoiminnan kohteisiin on raportointijakson aikana ollut: enemmän kuin 5 yhteydenottoa, enintään 5 yhteydenottoa tai ei lainkaan yhteydenottoja.
Yhteydenottokertojen määrä on merkitsevä ainoastaan silloin, kun arvioidaan, ylittyykö pienimuotoisen vaikuttamistoiminnan raja (enintään 5 yhteydenottokertaa kalenterivuodessa). Pienimuotoista vaikuttamistoimintaa harjoittavan organisaation ei tarvitse eritellä vaikuttamistoiminnan aiheita toimintailmoituksella.
Jos vaikuttamistoiminta on jatkuvasti pienimuotoista, avoimuusrekisteristä tulee poistua tekemällä poistumisilmoitus. Pienimuotoisena voi poistua vain, jos vaikuttamistoiminta ei ole poistumishetkellä ylittänyt pienimuotoisuuden rajaa kuluvan vuoden osalta.
Jos organisaation vaikuttamistoiminta loppuu kokonaan, on silloinkin tehtävä poistumisilmoitus.
13. Mikä lasketaan yhdeksi yhteydenottokerraksi?
Yhdeksi erilliseksi yhteydenottokerraksi lasketaan esimerkiksi yksittäinen vaikuttamistoimintaan liittyvä puhelinkeskustelu, tapaaminen tai sähköpostiviestin lähettäminen. Yksittäisellä yhteydenotolla voi olla vastaanottajana yksi tai useampi vaikuttamistoiminnan kohde.
Esimerkiksi yksittäinen sähköposti, jossa on vastaanottajana useampi vaikuttamistoiminnan kohde, lasketaan yhdeksi yhteydenottokerraksi. Tapaaminen useamman vaikuttamistoiminnan kohteen kanssa lasketaan myös yhdeksi yhteydenottokerraksi, jos kaikki ovat paikalla ja mukana keskustelussa samaan aikaan.
Jos taas vaikuttamistarkoituksessa lähetetty sähköposti on lähetetty erikseen eri vastaanottajille, on kyse useasta yhteydenottokerrasta, vaikka jokainen lähetetty sähköposti olisi sisällöltään samanlainen tai kaikki sähköpostit olisi lähetetty saman päivän aikana.
Vaikuttamistoiminta
14. Verkosto, emoyritys, kattojärjestö tai muu vastaava järjestää vaikuttamistilaisuuden. Ovatko kaikki tilaisuuteen osallistuvat ilmoitusvelvollisia?
Tilaisuuden järjestävän oikeushenkilön tulee raportoida tapahtumasta avoimuusrekisteriin. Osallistujien osalta raportointivelvollisuuden syntymiseen vaikuttaa se, harjoittavatko he tilaisuudessa vaikuttamistoimintaa.
Pelkkä tilaisuuteen osallistuminen ei ole vaikuttamistoimintaa eikä johda ilmoitusvelvollisuuteen. Jos toimija kuitenkin harjoittaa tilaisuudessa ministeriöihin tai eduskuntaan kohdistuvaa vaikuttamistoimintaa, kuuluu siitä ilmoittaa avoimuusrekisteriin.
15. Jos vaikuttamistoiminnan kohde, esimerkiksi kansanedustaja, on organisaatiomme hallituksen jäsen, niin kuuluvatko hallituksen kokoukset ja niihin liittyvät asiat ilmoitusvelvollisuuden piiriin?
Yhdistyksen hallituksen kokoukset ovat sisäistä toimintaa eivätkä kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin, vaikka jäseninä olisikin vaikuttamistoiminnan kohteita.
Kansanedustaja (tai muu vaikuttamistoiminnan kohde) toimii hallituksen jäsenenä ja vastaa yhdistyksen toiminnasta samalla tavalla kuin hallituksen muut jäsenet. Hallituksen jäsenenä eduskuntaan tai ministeriöön kuuluva henkilö ei siis ole avoimuusrekisterilaissa tarkoitettu vaikuttamisen kohde.
16. Otan yhteyttä kunta- ja/tai aluevaltuutettuna toimivaan henkilöön, joka on myös kansanedustaja. Syntyykö edustamalleni organisaatiolle ilmoitusvelvollisuus avoimuusrekisterissä?
Riippuu, minkä asian tiimoilta otat häneen yhteyttä. Jos yhteydenotolla on relevanssia kohteen avoimuusrekisterilain tarkoittamaan rooliin, yhteydenpito tulee ilmoittaa avoimuusrekisteriin. Kynnys tulkita kansanedustaja vaikuttamisen kohteeksi on matala.
Saat tarvittaessa tapauskohtaista ohjeistusta Valtiontalouden tarkastusvirastolta.
17. Voiko henkilö olla samanaikaisesti lobbaaja ja vaikuttamistoiminnan kohde, esimerkiksi poliitikko?
Kyllä voi. Keskeistä on tunnistaa, missä roolissa henkilö kulloinkin toimii eli toimiiko hän yksityishenkilönä, päätöksentekijänä vai organisaation edustajana.
Yksityishenkilöiden poliittista toimintaa tai puolueen tai puolueen lähiyhteisön yhteydenpitoa vaikuttamistoiminnan kohteisiin ei ilmoiteta avoimuusrekisteriin. Politiikassa toimiminen ei silti poista ilmoitusvelvollisuutta, jos sama henkilö tekee vaikuttamistoimintaa jonkin organisaation edustajana.
Organisaation lukuun tapahtuvasta vaikuttamistoiminnasta on ilmoitettava avoimuusrekisteriin lain vaatimalla tavalla.
18. Osallistumme eduskunnan tai ministeriön koollekutsumaan tilaisuuteen. Tuleeko tästä ilmoittaa avoimuusrekisteriin?
Olennaista on, käydäänkö keskustelu osana viranomaisen asettamaa työryhmää tai muuta vastaavaa toimielintä, johon osallistuminen dokumentoidaan.
Täten osallistumista dokumentoituihin viranomaisen asettamiin tai lakisääteisiin työryhmiin, neuvottelukuntiin, toimielimiin tai kuulemisiin ei tarvitse ilmoittaa avoimuusrekisterissä. Tällaisia ovat esimerkiksi valiokuntakuulemiset ja ministeriöiden lausuntopyynnöt.
Epävirallinen yhteydenpito tulee ilmoittaa avoimuusrekisteriin. Tällaisena epävirallisena yhteydenpitona voidaan pitää yhteistyötä, jossa valmisteluasiakirjoihin ei jää tietoa yhteydenpidosta.
19. Onko tilaisuudesta, jossa organisaatio esittelee toimintaansa, ilmoitettava avoimuusrekisteriin, jos osallistujina on myös vaikuttamistoiminnan kohteita?
Pelkkä toiminnan esittely ei johda ilmoitusvelvollisuuteen ellei sen tarkoituksena ole vaikuttaa jonkin asian valmisteluun tai päätöksentekoon. Organisaatio on siis ilmoitusvelvollinen, jos se lobbaa tilaisuudessa. Tällöin sen tulee ilmoittaa kaikki vaikuttamistoiminnan kohteet, joihin yhteydenpito on kohdistunut.
Jos organisaatio kutsutaan eduskuntaan tai ministeriöön esittelemään toimintaansa tai jos eduskunnasta tai ministeriöistä vieraillaan organisaatiossa, siihen pätee sama logiikka: organisaatio on ilmoitusvelvollinen, jos se lobbaa tilaisuuden yhteydessä.
20. Teemme vaikuttamistarkoituksessa julkista sisältöä sosiaaliseen mediaan. Kuuluuko tällainen vaikuttaminen avoimuusrekisteriin?
Ei, kaikille suunnattu julkinen vaikuttamistoiminta sosiaalisessa mediassa ei kuulu avoimuusrekisteriin. Ei silloinkaan, vaikka sosiaalisen median julkaisuun olisi erikseen merkitty vaikuttamisen kohteita.
21. Miten vaikuttamistoiminnan erottaa yksityishenkilön toiminnasta eri yhteyksissä kuten tapahtumissa, harrastuksissa tai illanvietoissa?
Lähtökohtaisesti toimijan on itse tunnistettava, milloin hän tekee vaikuttamistoimintaa ja milloin hän toimii yksityishenkilönä. Yksityishenkilön toiminta ei kuulu avoimuusrekisteriin.
Avoimuusrekisteriin ei ilmoiteta yksityisyydensuojan piiriin kuuluvia asioita. Niinpä keskustelut ja tutustuminen tilaisuuksissa, joita ei ole järjestetty tietyn tavoitteen tai edun ajamiseksi, eivät useimmiten ole ilmoitusvelvollisuuden piirissä.
Keskustelu ei ole silloin yksityishenkilön toimintaa, jos toimija pyrkii edustamansa organisaation nimissä vaikuttamaan asian valmisteluun ja päätöksentekoon edistämällä tiettyä etua tai tavoitetta.
22. Millainen yhteydenpito eduskuntaan tai ministeriöihin ei kuulu avoimuusrekisteriin?
Avoimuusrekisteriin ei ilmoiteta esimerkiksi pienimuotoisesta vaikuttamistoiminnasta, tavanomaisesta asioinnista viranomaisen kanssa, julkisesta esiintymisestä yleisötilaisuudessa tai osallistumisesta viranomaisen asettamiin dokumentoituihin työryhmiin, neuvottelukuntiin ja kuulemisiin.
23. Jos ministeriöiden virkamiesten kanssa keskustellaan huoltovarmuusasioista, tuleeko keskusteluista raportoida avoimuusrekisteriin vai ovatko ne salassa pidettäviä asioita?
Yhteydenpidosta vaikuttamistoiminnan kohteen kanssa on avoimuusrekisterilain mukaan velvollisuus ilmoittaa, jos sillä pyritään vaikuttamaan valmisteluun ja päätöksentekoon. Avoimuusrekisterilaki ei kuitenkaan kumoa huoltovarmuusasioita koskevia salassapitosäännöksiä, joita vaikuttamistoiminnan harjoittajan ja kohteen on noudatettava.
Vaikuttamistoiminnan neuvonta
24. Viestintätoimisto myy vaikuttamistoimintaan liittyviä konsultointipalveluja asiakkaalleen ja sopii asiakkaan puolesta eduskunnan ja ministeriöiden kanssa tapaamisia, joihin asiakas osallistuu. Kenen on ilmoitettava toiminnastaan avoimuusrekisteriin?
Viestintätoimiston on ilmoitettava harjoittamastaan vaikuttamistoiminnan neuvonnasta. Tässä tapauksessa kyseessä on ainakin vaikuttamistoiminnasta asiakkaan puolesta. Myös asiakas ilmoittaa yhteydenpidosta toimintailmoituksellaan, jos se osallistuu tapaamisiin tai muuhun yhteydenpitoon.
Jokainen oikeushenkilö on velvollinen ilmoittamaan omasta vaikuttamistoiminnastaan ja/tai vaikuttamistoiminnan neuvonnasta.
25. Jos vaikuttamistoiminnan neuvontaa tarjoava yritys tekee asiakasorganisaatiolle vaikuttamissuunnitelman, jota asiakasyritys ei käytä, kuka ilmoittaa avoimuusrekisteriin ja mitä?
Vaikuttamissuunnitelman tekeminen on asiakkaan vaikuttamistoiminnan neuvontaa riippumatta siitä, toteutetaanko suunnitelma vai ei. Vaikuttamissuunnitelmasta ilmoittaa sen laatinut taho eli tässä vaikuttamistoiminnan neuvontaa tarjonnut yritys.
Neuvontaa tarjoavan toimijan on tunnistettava, milloin kyse on vaikuttamistoiminnasta tai sen neuvonnasta, ja miten toiminta liittyy asiakkaan tavoittelemien asioiden ajamiseen yhteiskunnassa.
Avoimuusrekisterilaki ei edellytä, että avoimuusrekisteriin ilmoitetaan vain vaikuttamistoiminnaksi tai vaikuttamisen neuvonnaksi nimetyt palvelut, joita asiakas on tilannut. Tilattu palvelu voi olla myös esimerkiksi viestinnän ja markkinoinnin palvelua, sisäistä kehittämistä tai oikeudellista neuvontaa. Epäselvissä tilanteissa asian voi varmistaa asiakkaalta.
Vaikuttamissuunnitelman tilannut organisaatio puolestaan on velvollinen ilmoittamaan avoimuusrekisteriin kaikesta vaikuttamistoiminnasta, jota se itse harjoittaa.
26. Vaikuttamistoiminnan neuvontaa tarjoava yritys lobbaa asiakkaansa puolesta sekä tuottaa tälle vaikuttamistoiminnan neuvontaa. Mitä avoimuusrekisteriin ilmoitetaan, kun konsultti on mukana asiakkaan vaikuttamistoiminnan suunnittelussa ja asiakkaan puolesta tehdyssä lobbauksessa?
Vaikuttamistoiminnan neuvontaa tarjoava yritys on velvollinen ilmoittamaan sekä asiakkaalle tarjoamastaan tuesta että myös yhteydenotoista, joita yritys on tehnyt asiakkaan puolesta tai yhdessä tämän kanssa.
Aiheiden ilmoittaminen
27. Miten ilmoitan aiheen avoimuusrekisteriin?
Vaikuttamistoiminnan aihe tulee ilmoittaa mahdollisimman tarkasti. Tarkkuus voi olla esimerkiksi yksittäisen politiikka-, lainsäädäntö-, budjetti- tai kehittämistoimen tai hankkeen tasolla.
Jos vaikuttaminen on kohdistunut valtioneuvoston viralliseen hankkeeseen, aihe ilmoitetaan valitsemalla järjestelmästä vaihtoehto ”virallinen hanke” ja syöttämällä sen hankenumero.
Organisaatio voi myös ilmoittaa itse määrittelemänsä aiheen. Aihe tulee ilmoittaa suomeksi tai ruotsiksi, ja kuvaukseen on käytettävä 50–600 merkkiä.
Aihe kertoo yleisölle, mihin asioihin organisaatio on yhteydenpidossaan pyrkinyt vaikuttamaan. Siksi on tärkeää kuvailla aihetta selkeästi siten, että ulkopuolinen voi ymmärtää, mihin asiaan liittyen organisaatio on ollut yhteydessä päättäjään.
28. Lähetämme kutsun tapaamiseen usealle vaikuttamistoiminnan kohteelle, mutta vain yksi osallistuu. Pitääkö ilmoituksessa eritellä kohteet, jotka vastasivat tai osallistuivat tilaisuuteen?
Kutsun lähettäminen vaikuttamistoiminnan kohteelle voi olla vaikuttamistoimintaa, jos jo kutsun sisällöllä pyritään lobbaamaan. Tällaisessa tapauksessa sen lähettämisestä tulee ilmoittaa kaikkien vaikuttamistoiminnan kohteiden osalta riippumatta siitä, osallistuvatko he tai saatteko heiltä vastausta.
Jos vaikuttamisen kohde osallistuu tilaisuuteen ja sen yhteydessä tapahtuu vaikuttamistoimintaa, on siitäkin ilmoitettava avoimuusrekisteriin. Myös jos tilaisuudessa tapahtuva keskustelu johtaa myöhemmin tiiviimpään vaikuttamistoiminnaksi katsottavaan yhteydenpitoon kohteen kanssa, on tuosta yhteydenpidosta ilmoitettava avoimuusrekisteriin.
29. Lähetämme kutsun organisaatiomme juhlaan sähköpostitse laajalla jakelulla. Vastaanottajien joukossa on myös vaikuttamistoiminnan kohteita. Lasketaanko tämä vaikuttamistoiminnaksi?
Tähän pätee sama vastaus kuin yläpuolella (kysymys nro 28).
30. Käsittelemme tapaamisessa kansanedustajan kanssa useaa eri aihetta. Tuleeko tapaaminen raportoida yhtenä aiheena vai ilmoitetaanko kaikki tapaamisen aiheet erikseen?
Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan kaikki aiheet, joista on vaikutettu riippumatta siitä, onko niitä käsitelty samassa vai erillisissä tapaamisissa. Kaikki kyseisen tapaamisen aiheet tulee siis ilmoittaa erikseen, ja kyseinen kansanedustaja lisätään jokaiselle aiheelle.
Jos tapaamisen aiheesta on keskusteltu toisella kertaa myös muiden vaikuttamistoiminnan kohteiden kanssa, heidät lisätään saman aiheen yhteyteen. Sama aihe tarvitsee kirjata toimintailmoitukselle siis vain kerran, vaikka sitä on käsitelty eri tilanteissa eri kohteiden kanssa.
31. Tapaamme vaikuttamistoiminnan kohteen monta kertaa ja keskustelemme joka kerta samasta vaikuttamisen aiheesta. Tuleeko jokainen tapaaminen raportoida erikseen?
Ei, avoimuusrekisteri ei ole tapaamispäiväkirja. Rekisteriin ei raportoida erikseen jokaista yhteydenottoa eikä sen päivämäärää.
Avoimuusrekisterissä ilmoittaminen tehdään aiheittain. Jos olette tavanneet useita päättäjiä ja keskustelleet ainoastaan yhdestä aiheesta, riittää, että kyseinen aihe ilmoitetaan vain kerran. Aiheen kohdalla ilmoitetaan kaikki vaikuttamistoiminnan kohteet, joihin siitä on vaikutettu. Vaikuttamisen aiheen ja kohteiden yhteydessä ei siis ilmoiteta, milloin ja montako kertaa kutakin henkilöä on tavattu.
Taloudelliset tiedot
32. Pitääkö pienimuotoisesta vaikuttamistoiminnasta ilmoittaa taloudelliset tiedot?
Pienimuotoista vaikuttamistoimintaa eli enintään viisi yhteydenottoa kohteisiin kalenterivuoden aikana tekevän toimijan ei tarvitse rekisteröityä avoimuusrekisteriin. Jos toimija rekisteröityy, mutta ilmoittaa toiminnan olleen koko kalenterivuoden ajan pienimuotoista, taloudellisia tietoja ei tarvitse siltä vuodelta ilmoittaa.
33. Työntekijämme käyttää työaikaa vaikuttamismateriaalin luomiseksi, mutta ei itse osallistu vaikuttamistoimintaan ja yhteydenpitoon. Lasketaanko työntekijän vaikuttamismateriaalin tekemiseen käytetty työaika henkilötyövuosiin?
Jos kyseinen työntekijä ei ole osallistunut vaikuttamistoimintaan ja siihen kuuluvaan yhteydenpitoon vaikuttamistoiminnan kohteisiin, kyseistä henkilöä ei lasketa mukaan vaikuttamistoimintaan osallistuneiden henkilöiden kokonaismäärään.
Koska häntä ei lasketa mukaan kokonaismäärään, hänen vaikuttamismateriaaleihinsa laatimiseen käytettyä työaikaa ei lasketa vaikuttamistoimintaan käytetyksi työpanokseksi.
34. Jos organisaatio ei ole rekisteröitynyt avoimuusrekisteriin (esim. koska harjoittaa vain pienimuotoista vaikuttamistoimintaa), mutta se ostaa vaikuttamistoiminnan neuvontaa, tuleeko sen rekisteröityä ja ilmoittaa ostaneensa vaikuttamistoiminnan neuvontaa?
Jos organisaatiolla ei ole ollut omaa ilmoitusvelvollisuuden piirissä olevaa vaikuttamistoimintaa, organisaation ei tarvitse rekisteröityä avoimuusrekisteriin. Organisaation ei tarvitse myöskään rekisteröityä vain raportoidakseen neuvontapalvelujen ostosta.
Vaikuttamistoiminnan neuvontaa harjoittava organisaatio raportoi toimintailmoituksellaan tekemästään neuvonnasta ja siitä saadusta liikevaihdosta.
35. Tarjoamme vaikuttamistapaamisessa vaikuttamistoiminnan kohteelle lounaan ja kahvit. Lasketaanko vaikuttamistoiminnan edustamiskuluihin vain kohteen osuus tarjoilusta vai myös lobbaavasta organisaatiosta mukana olleiden henkilöiden tarjoilut?
Jos tarjoatte vaikuttamistoiminnan kohteelle lounaan, mukaan lasketaan kaikki organisaatiolle aiheutuneet kulut kyseisestä vaikuttamistoimintaan liittyvästä edustamisesta. Täten kaikki lounastapaamisen kulut lasketaan mukaan, myös lobbaavan organisaation edustajien tarjoilut.
Muut
36. Kattavatko emoyhtiön, kattojärjestön tai liiton rekisteröinti-ilmoitus ja toimintailmoitukset myös tytäryhtiöiden, jäsenyhdistysten tai muiden vastaavien toiminnan?
Eivät kata. Jokaisella oikeushenkilöllä on oma ilmoitusvelvollisuutensa. Jokainen organisaatio, jonka nimissä harjoitetaan vaikuttamistoimintaa, rekisteröityy erikseen ja raportoi organisaatiokohtaisesti vaikuttamistoiminnastaan.
Jos olet epävarma, onko organisaatiosi velvollinen ilmoittamaan toiminnastaan avoimuusrekisteriin, voit olla yhteydessä Valtiontalouden tarkastusviraston neuvontaan.
37. Organisaatiolla on lakisääteisiä tehtäviä. Onko se ilmoitusvelvollinen vaikuttamistoiminnastaan?
Organisaatio ei ole velvollinen ilmoittamaan vaikuttamistoiminnasta, joka on sille erikseen laissa määrätty tehtävä. Täten lakisääteisten tehtävien hoitoon liittyvä tavanomainen yhteydenpito eduskuntaan tai ministeriöihin ei kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin.
Jos organisaatio harjoittaa lakisääteisen tehtävän sijaan tai lisäksi sellaista vaikuttamistoimintaa tai vaikuttamistoiminnan neuvontaa, jota ei ole säädetty sen lakisääteiseksi tehtäväksi, on siitä ilmoitettava avoimuusrekisterissä. Sitä, kuuluuko jokin toiminta lakisääteisten tehtävien hoitoon, tulee arvioida tapauskohtaisesti.
38. Onko kaupungin kokonaan tai osin omistama oikeushenkilö (esimerkiksi osakeyhtiö) ilmoitusvelvollinen?
Laissa ei määritellä poikkeusta kaupunkien tai kuntien kokonaan tai osittain omistamien oikeushenkilöiden rekisteröitymis- ja ilmoitusvelvollisuuteen.
Asiaa on arvioitava tilannekohtaisesti, jos kaupunki tai kunta on perustanut oikeushenkilön (esimerkiksi osakeyhtiön) hoitamaan lakisääteistä tehtäväänsä. Lakisääteisten tehtävien hoito ei kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin.
Jos olet epävarma, onko organisaatiosi velvollinen ilmoittamaan toiminnastaan avoimuusrekisteriin, voit olla yhteydessä Valtiontalouden tarkastusviraston neuvontaan.
39. Kuuluuko myyntityö tai tuotekehitys ilmoitusvelvollisuuden piiriin?
Palvelujen tai tavaroiden myyminen tai tarjoaminen viranomaiselle luetaan tavanomaiseksi yhteydenpidoksi, josta ei synny ilmoitusvelvollisuutta. Myöskään julkiseen hankintamenettelyyn osallistuminen ei kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin.
Lain mukaan vaikuttamistoiminnalla tarkoitetaan vaikuttamistoiminnan kohteeseen kohdistuvaa yhteydenpitoa, jolla pyritään vaikuttamaan asian valmisteluun ja päätöksentekoon edistämällä tiettyä etua tai tavoitetta.
Käytännössä vaikuttamistoiminta voi siis liittyä myös liiketaloudellisiin intresseihin, budjettitoimeen, hankintatoimeen tai muuhun vastaavaan toimintaan. Esimerkiksi talousarvioon ja määrärahojen käyttöön liittyvästä vaikuttamistoiminnasta tulee ilmoittaa avoimuusrekisteriin.
Saat tarvittaessa tapauskohtaista ohjeistusta Valtiontalouden tarkastusvirastolta.
40. Onko vaikuttamistoimintaa tekevän henkilön työsuhteen muodolla merkitystä ilmoitusvelvollisuuden syntymisen suhteen?
Ei, vaikuttamistoimintaa tekevän henkilön työsuhteella tai työn luonteella ei lähtökohtaisesti ole vaikutusta ilmoitusvelvollisuuteen. Organisaation on tunnistettava, milloin sen nimissä toimivat henkilöt tekevät avoimuusrekisterilain soveltamisalaan kuuluvaa vaikuttamistyötä.
Esimerkiksi vapaaehtoinen voi osallistua organisaation nimissä tehtävään vaikuttamistoimintaan, jos hän toimii organisaation edustajana osana organisaation suunniteltua vaikuttamistyötä. Jos henkilö pitää yhteyttä vaikuttamistoiminnan kohteisiin omissa nimissään, on kyse yksityishenkilön toiminnasta, josta ei ilmoiteta avoimuusrekisteriin.
Huom! Taloudellisten tietojen ilmoittamisen suhteen on merkitystä, onko vaikuttamistoimintaan osallistunut henkilö saanut työstään palkkaa tai muuta taloudellista etuutta. Vaikuttamistoimintaan osallistuneiden henkilöiden kokonaismäärään lasketaan vain henkilöt
jotka ovat edellisen kalenterivuoden aikana osallistuneet organisaation vaikuttamistoimintaan ja
jotka ovat saaneet tästä työskentelystä palkkaa tai muuta taloudellista etuutta.
Jos edellisen kalenterivuoden vaikuttamistoimintaan ei ole osallistunut lainkaan palkkaa tai muuta taloudellista etuutta saaneita henkilöitä, valitaan henkilöiden kokonaismääräksi 0 taloudellisten tietojen osalta.
Lue lisätietoja taloudellisten tietojen ilmoittamisesta.
41. Kattojärjestö, liitto, emoyritys tai vastaava neuvoo jäseniään, tytäryhtiöitään tai muita vastaavia vaikuttamistyössä. Kuuluuko tällainen neuvonta avoimuusrekisteriin?
Ei, organisaation jäsenilleen tarjoama neuvonta ei kuulu avoimuusrekisteriin.
42. Miten eri organisaatioiden muodostama verkosto raportoi vaikuttamistoiminnastaan avoimuusrekisteriin?
Jos verkosto on oikeushenkilö, sen on rekisteröidyttävä avoimuusrekisteriin ja raportoitava vaikuttamistoiminnastaan. Tällöin verkostoon kuuluvien organisaatioiden ei tarvitse erikseen raportoida verkoston harjoittamasta vaikuttamistoiminnasta. Organisaatiot ovat kuitenkin edelleen velvollisia raportoimaan itse muusta vaikuttamistoiminnastaan.
Jos verkosto ei ole oikeushenkilö, on raportointivelvollisuus sen osana toimivilla oikeushenkilöillä. Tällöin verkostoon kuuluvien, vaikuttamistoimintaa harjoittavien organisaatioiden tulee raportoida vaikuttamistoiminnasta osana omaa vaikuttamistoimintaansa.
Verkoston nimen voi lisätä toimintailmoituksen aihekenttään, jos organisaatio haluaa tuoda sen esiin avoimuusrekisterissä.
43. Jos lobbaan Suomen pysyvää EU-edustustoa jossain maassa, ilmoitanko siitä avoimuusrekisteriin?
Suomen ulkomaanedustustoissa työskentelevät virkamiehet ovat avoimuusrekisterilain soveltamisalan ulkopuolella. Sen sijaan lain piiriin kuuluvan vaikuttamistoiminnan kohteen lobbaaminen kuuluu avoimuusrekisteriin, vaikka se tapahtuisi ulkomailla.
44. Jotta voimme raportoida vaikuttamistoiminnastamme avoimuusrekisteriin, meidän tulee ylläpitää omaa sisäistä henkilörekisteriä. Saako VTV:ltä ohjeita henkilörekisterin pitämiseen?
Henkilörekisterin ylläpitämisen ja tietosuojan osalta ohjeita antaa tietosuojavaltuutetun toimisto.